Gestão de tempo: 6 dicas para melhorar a produtividade

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A gestão de tempo é sempre o grande desafio de todos os profissionais. A relação entre uma correta utilização das horas de trabalho tem consequências diretas na produtividade. Sabe como podes melhorar esse aspeto.

O tempo é um recurso bastante valioso e geri-lo é um desafio para todos os profissionais. Desde o tão desejado equilíbrio entre vida pessoal e profissional, passando claro, pelo aproveitamento produtivo das horas de trabalho.

Mas de que forma pode a gestão de tempo ser mais eficaz? Damos-te a conhecer alguns mecanismos, ou dicas, que podem ser particularmente úteis. Não se pode dar uma estratégia como certa ou errada. É importante que todos sejamos capazes de adaptar o que melhor conseguimos fazer, dentro do padrão de trabalho de cada um.

6 dicas para melhorar a produtividade com a gestão de tempo

1. Estabelece quais são as tarefas diárias

Grande parte das dicas de gestão de tempo reúnem-se no patamar do planeamento. Começa por apontar quais são as tarefas obrigatórias e diárias, que não podem ser adiadas. Reúne-as e organiza-as de acordo com o tempo que demoram a ser concluídas e, sobretudo, relativamente ao momento do dia em que devem ser cumpridas.

2. Faz listas e estabelece a agenda diária

De forma analógica ou digital, são várias as ferramentas de organização que podem ser usadas, como mecanismo de gestão de tempo e de tarefas. O ideal será, no dia anterior, deixar preparada a lista de tarefas para o dia seguinte. No início de cada semana pode ser bastante útil organizar também todas as tarefas, ou reuniões, que ocorrem regularmente.

É aconselhável acompanhar um calendário ou agenda digitais, com suporte em papel. Funciona como uma espécie de cópia de segurança e permite que a organização pessoal de cada colaborador esteja independente de calendários da empresa, por exemplo. Usa os métodos que preferires.

3. Estabelece prioridades

A partir daqui, já está determinado que as tarefas obrigatórias têm mesmo de ser cumpridas. As restantes, e mesmo algumas das obrigatórias, podem seguir o seguinte princípio:

  • É importante, mas não é urgente? ORGANIZA / PLANEIA
  • É importante, e urgente? RESOLVE
  • Não é importante, nem urgente? ELIMINA / ADIA
  • Não é importante, mas é urgente? DELEGA

4. Resiste ao multitasking

Já discutimos anteriormente o facto de o multitasking já não ser a melhor prática em termos de produtividade. Já são vários os estudos que comprovam que fazer várias coisas ao mesmo tempo, reduz a produtividade. Não estamos, efetivamente, a concentrar-nos numa só tarefa.

O multitasking não deixa de ser tentador. Mas realisticamente falando, acabamos por estar a multiplicar distrações, que em trabalhos complexos podem ser prejudiciais.

5. Planeia antecipadamente a estrutura do dia de trabalho

A gestão de tempo profissional não é mais eficaz pelo facto de não existirem pausas. Parar de trabalhar só quando se está cansado, é sinal de uma má gestão de tempo. As pausas têm de ser distribuídas de forma equilibrada ao longo do dia. Gerir tempo envolve também uma gestão de energia.

6. Determina os deadlines para cada tarefa

O planeamento termina com o estabelecimento de um deadline. Estabelecer um prazo para completar uma tarefa é um contributo para a eficácia e produtividade. A qualidade das tarefas depende depois da gestão de tempo que foi feita. Acabamos por estar perante uma questão cíclica, parte do quotidiano de tantas empresas e negócios.

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Júlia Rocha

Gestora e criadora de conteúdos para marcas, com paixão por grandes histórias. Nunca sai de casa sem papel e caneta, e adora longas viagens.

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