10 Formas de melhorar a gestão de tempo no trabalho

gestão de tempo

Melhorar a gestão de tempo é uma arma valiosa para alcançares objetivos no trabalho, bem como, permite que aproveites as 24 horas do dia da melhor maneira.

Por vezes, a falta de gestão de tempo provoca ansiedade, stress e pode fazer com que acumules trabalho.

Por isso, é muito importante que tenhas em mente um plano que permita cumprires com as tuas tarefas e, ao mesmo tempo, possas ter tempo para fazeres outras coisas que gostes.

Conseguindo, assim, um maior equilíbrio entre a tua vida pessoal e profissional.

Contudo, algumas pessoas têm dificuldades em gerir o seu tempo devido às exigências e prazos estipulados no trabalho. Fora isso, têm outras responsabilidades em suas casas, com os filhos, hobbies entre outras atividades.

O equilíbrio é a palavra-chave para a gestão de tempo, por mais que consigas cumprir com todas as tuas responsabilidades, se estás a correr atrás do tempo é possível que chegues a um ponto de stress.

A vida não pode ser somente trabalho e responsabilidades, é preciso ter tempo para desfrutar de momentos de descontração, como dar um passeio, ouvir música, ler um livro ou fazer outra coisa que gostes e que te permita divertir e relaxar.

Para puderes gerir o teu tempo no trabalho e, simultaneamente, possas ter mais tempo para ti, reunimos 10 formas de melhorar a gestão de tempo no trabalho:

1-Estipula metas

Para gerires o teu tempo, primeiro precisas planear e criar metas a longo e curto prazo e estipular prioridades.

Desta forma, vais conseguir organizar o teu tempo e tarefas e, até, antecipar imprevistos que possam surgir.

Os objetivos a longo prazo, normalmente, não se alteram, mas ajudam a definir pequenas metas que precisas fazer para alcançares o teu objetivo final.

2-Utiliza plataformas de gestão de tempo

Existem inúmeras plataformas que podem ajudar-te a gerir o teu tempo. Desta forma, podes inserir todos os teus objetivos num só lugar, estipular datas e trabalhar em equipa de forma mais produtiva.

Alguns exemplos de plataformas que permitem melhorar a gestão de tempo são: asana, podio ou beminder. No entanto, existem inúmeras plataformas que podes pesquisar e ver qual é a que melhor se adapta a ti e ao teu trabalho.

3-Contabiliza as horas

Durante uma semana, começa a contabilizar as horas que dedicas a cada tarefa. Toma nota das horas na tua agenda ou divide o trabalho em blocos de 30 minutos e vê quanto podes realizar durante esse tempo.

Depois, reflete naquilo que podes concluir. Inclusive conta os tempos mortos, tenta perceber onde podes estar a perder tempo desnecessariamente.

Para além disso, conta o tempo das reuniões. Se és uma pessoa que têm um cargo de liderança ou se és, constantemente, interrompido pelos teus colegas com questões e outras responsabilidades, conta esse tempo também.

Assim, vais ter uma noção do tempo que gastas a realizar cada tarefa e será mais fácil para planeares os teus objetivos e estipulares prazos.

4-Tarefas mais importantes na parte da manhã

Depois de definires quais são as tuas prioridades e os prazos para realizares as tarefas, existe uma dica que pode ser muito útil:

Realiza as tarefas mais importantes pela parte da manhã, começa o teu dia concentrado nas tarefas que levam mais tempo e são cruciais.

Desta forma, podes gerir o teu tempo e ao concluíres as tarefas mais importantes primeiro, ficas com o resto do dia para te dedicares a outras tarefas e com menos peso de responsabilidade e stress.

5-Reduz o tempo dedicado a responder emails

Por vezes, no mundo de trabalho, perde-se inúmeras horas a responder emails.

Apesar de serem importantes e ser, muitas vezes, a forma mais eficiente de comunicar com colegas, parceiros ou clientes. A verdade é que tomam imensas horas do nosso dia.

Por isso, reserva uma hora específica do teu dia para responder a emails. Garante que as tuas prioridades são realizadas antes de consultares emails.

Desta forma, evitas distrações e ajuda a que não interrompas a tua linha de raciocínio.

6-Elimina maus hábitos

As distrações acontecem e é normal, como seres humanos, virar a nossa concentração para coisas que são menos importantes e que, consequentemente, prejudicam o nosso tempo no trabalho.

Hoje em dia, temos várias distrações: o netflix, as redes sociais, jogos ou conversas com amigos e familiares. Todas estas ações podem ter consequências negativas e podem dificultar a tua gestão de tempo.

Nestas situações, tenta reduzir a tua dependência da tecnologia e elimina estes hábitos.

Outra solução é desativares as notificações das redes sociais, assim não te distrais tanto com esses avisos, que por vezes podem ser constantes.

7-Todos os dias, faz uma lista de tarefas

Ao final do dia deixa as tuas tarefas todas delineadas para o dia seguinte. Avalia o que correu bem e mal nesse dia.

Assim, garantes que no dia seguinte sabes exatamente o que precisas fazer e tens em mente pontos de melhoria para que tudo corra bem.

Ao estipulares metas diárias, o trabalho será muito mais produtivo e começas o teu dia com os teus objetivos bem definidos.

8-Procura inspiração

Por mais que tenhas as tuas metas bem definidas e sigas à risca tudo o que deve ser feito, é normal que existam dias em que te sintas com menos motivação.

Quando isso acontecer, procura inspiração: vê vídeos no youtube de pessoas que façam o mesmo que tu, procura dicas que possam ser úteis para enfrentares o dia.

Inspira-te com Ted Talks ou outras pessoas que sigas e te inspirem.

9-Mantém o teu espaço de trabalho organizado

Melhorar a gestão de tempo também é cuidar do nosso espaço de trabalho. A desorganização pode fazer com que percas o foco e quando perdes o foco, perdes tempo. Por isso, é importante que mantenhas o teu espaço de trabalho organizado e limpo.

10-Medita ou pratica exercício pela manhã

Meditar e praticar exercício pela manhã pode contribuir positivamente para melhorar a gestão de tempo.

Estas duas atividades podem dar-te energia redobrada para iniciares o teu dia com força. Para além disso, colaboram para aumentares a tua concentração e teres mais motivação.

Tudo isto, são vantagens que podem ser muito úteis para teres um dia de trabalho em cheio.

O que é que costumas fazer para gerires o teu tempo? Utilizas algumas das nossas sugestões? Partilha connosco as tuas experiências.

Artigos relacionados

Estás à procura de trabalho? Encontra várias ofertas de emprego no Jobinice.

Comentários